Operations

Coordinatrice planification et support administratif des opérations

40 avenue roger salengro, Marseille

Back to vacancy overview Last updated: 06-06-2023

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Ce poste reporte directement au Responsable service planning et support administratif. Le poste implique des liens très étroits avec le service opérations, et des liens fonctionnels avec les autres services Interxion France. La personne est amenée à être en contact avec l’ECC, ainsi qu’avec toute entité Groupe en charge de reporting et d’indicateurs clés de performance. Les attributions de ce poste sont nationales.

Le coordinateur Service Planning coordonne les missions en alternant entre les différents pôles du Service Planning (Commande, ticketing client, planning du personnel, accès, indicateurs, etc).

I- Activités et tâches

Activité 1 : Saisie et traitement administratif

Saisir et suivre administrativement des commandes, des tickets d’accès, de livraison, les tickets client soit à transmettre soit à traiter, les plannings Operations (astreinte et autres), indicateurs ou autres tâches de saisie, en respectant les procédures, les délais/SLA des clients externes ou internes.
Traiter des rapports selon consignes (facturation, paiement d’interventions)
Participer à la gestion documentaire des opérations (rédaction des procédures, mise à jour, classement).

Activité 2 : Contrôle

Contrôler le respect des process à l’aide de différents outils (tableaux de bords, indicateurs) ou en en mettant en place
Traiter les écarts quantitatifs ou qualitatifs en collaboration avec les différents services concernés. Exemples : gestion des factures en anomalie, instance des tickets clients
S’assurer de la disponibilité des données de chaque site dans les temps et dans un format qui permet leur consolidation aussi facilement et rapidement que possible au niveau national
Devenir le référent ou le second du référent d’une ou plusieurs activités du Service Planning à la demande du manager : ce rôle consiste à mettre à jour les procédures, guides, outils, s’assurer de leur disponibilité, consolider les améliorations proposées par l’ensemble du Service Planning, être l’interlocuteur privilégié sur l’activité pour la mise en œuvre de changements de process par le Groupe ou en local, ainsi que pour le personnel du Service Planning au quotidien, notamment les nouveaux arrivants dans le service.

Activité 3 : Communication

Mener des réunions avec les différents services concernés par les activités du Service Planning,
Participer activement aux réunions France ou groupe le cas échéant, afin d’étudier les impacts sur le Service Planning ou sur les utilisateurs France,
Informer les utilisateurs ou le management de changements (produits, process) affectant leur activité ; vérifier et alerter des impacts sur les process existant et mettre à jour ceux du Service Planning,
Former les nouveaux arrivants France aux activités du service en adaptant à leur fonction

Activité 4 : Amélioration continue

Proposer des actions d’améliorations, accompagner les changements, mettre à jour des procédures ou guides,

Activité 5 : Systèmes de management

Appliquer les règles des systèmes de management : Système de Management de la Sécurité de l’Information, Système de Management intégré (Qualité, HSE), et les faire appliquer.
Signaler tout incident/défaillance de sécurité.
Participer à l’amélioration des systèmes de management et de la satisfaction des clients.

II - Compétences métier:

Expérience minimum de 2 ans dans un poste de service client
Parfaite maîtrise des outils Microsoft, en particulier d’Excel, et idéalement une expérience sur des logiciels du type gestion de bases de données
Anglais courant
Une expérience technique dans l’un des domaines suivants : Télécoms, infrastructure informatique, câblage data, gestion d’installations techniques, est un plus

III - Compétences transverses: